Formatação para teses, dissertações e artigos científicos

O que é formatar uma tese ou dissertação?

A formatação é apenas colocar nas normas da ABNT? É necessário recorrer a profissional para a formatação?

Nosso trabalho é focado, prioritariamente, em revisão de textos acadêmicos, teses e dissertações , também artigos e monografias. Fazemos também a formatação destes textos, nos diversos estilos acadêmicos conhecidos, de modo profissional, seguro e com estrito cumprimento do cronograma proposto. Sabemos que todos esses textos requerem, além de acurada revisão, um trabalho de formatação que implica em conhecimento e interpretação de regras que não são sempre muito claras (ABNT, Chicago, Vancouver, APA, etc.) e normas de apresentação das instituições (universidades) ou veículos (livros ou revistas) a que se destinam.

A formatação feita por profissional valoriza o texto e poupa tempo e trabalho ao pesquisador.

Formatação técnica de uma tese requer conhecimentos de Word bem maiores que o usuário normalmente tem. Ao fazer a formatação e a revisão da tese com o mesmo profissional, ganha-se tempo, qualidade e economia.

A formatação também requer conhecimento, bem mais aprofundado que o do usuário habitual, de programas de editoração – como o Word ou o Open Office, os mais comuns. Nós também fazemos a formatação de trabalhos, com total profissionalismo.

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Conceitos de formatação

Formatação de texto é a etapa da preparação que inclui a programação visual, destaques e hierarquização da estrutura segundo formato determinado pelas normas e pelas variáveis que se aplicarem. Revisão linguística e formatação profissionais têm custo elevado. Todavia, não se iluda: sai caro é não revisar, assim como o tempo a ser investido para aprender a formatação seria muito grande. Quem não conhece a fundo os recursos de formatação, e as normas, acaba fazendo uma "gambiarra" e haverá consequências funestas.

A formatação física de uma tese requer conhecimento avançado do Word.

Há dois procedimentos de formatação, um é a formatação lógica, outro a formatação física.

Formatação lógica

No sentido geral da formatação dos trabalhos acadêmicos, a formatação lógica implica determinar qual segmento do texto corresponda a cada elemento do trabalho (o que é um título de capa, título de capítulo – ou de nível 1, 2, 3... – o que é uma legenda, uma tabela ou uma entrada de índice, para mencionar poucos dos inúmeros formatos a serem determinados em cada trabalho). A formatação física corresponde à necessidade de se determinar como deve ser apresentado cada elemento; por exemplo:

Os efeitos de apresentação na tela e na página impressa são os mesmos: o motivo da distinção entre eles se deve à ideia básica de independência entre especificação (lógica) e apresentação (física).

A formatação do segmento acima (na página de texto do Word) correspondente a uma citação longa, apresentando as seguintes características (naquele editor ou impressa): Fonte: 11 pt, Cor da fonte: Preto, Recuo: À esquerda: 1.18",  Primeira linha:  0.49". Justificado. Espaçamento entre linhas:  Múltiplos 1.25 lin.. Espaço Depois de: 12 pt. Não adicionar espaço entre parágrafos do mesmo estilo. Estilo: Vinculado. Estilo Rápido. Prioridade: 100. Com base em: Normal. Seguinte estilo: Normal.

Na formatação lógica, quando formatamos um trecho de texto como cabeçalho de nível 1, não explicitamos se esse tipo de cabeçalho deve ser em alguma fonte determinada, em um tamanho determinado, justificado à esquerda ou à direita, ou centralizado. Esses detalhes de apresentação são deixados para o a formatação física – o que corresponde à apresentação do documento segundo a norma solicitada – e pode ser reconfigurado de acordo com cada necessidade, por exemplo, para ser submetido a uma banca ou a uma publicação.

Desse modo, além de facilitar enormemente o trabalho do autor para os usos seguintes do texto, a formatação adequada garante a uniformidade de apresentação de cabeçalhos, parágrafos, listas. Na formatação se escolhe o tipo de letra, tamanho, estilo, cor, espaçamento, posição vertical do texto e adição de efeitos, tais como sublinhado. Pode também controlar o espaçamento e avanço, adicionar marcas e números, bem como definir o alinhamento. Pode-se aplicar formatação às palavras, ao parágrafo ou ao texto inteiro. Pode-se aplicar as propriedades de tipo de letra, tais como tipo de letra, tamanho, cor, realce e efeitos ao texto selecionado e as propriedades do parágrafo tais como alinhamento, marcas, numeração, sombreado e limites a quaisquer parcelas do texto.

Formatação física

A formatação lógica segue o significado lógico do texto marcado: um parágrafo, uma citação, um título. Sua apresentação final não sofre grandes variações. A formatação física especifica com exatidão o estilo que se quer para o texto: itálico, grifado, tamanho da fonte, margens. Sua apresentação final varia conforme o uso que será dado ao texto naquele momento, podendo oferecer resultados mais ricos.

O que interessa ao autor de um texto, principalmente um texto longo, com ilustrações, gráficos, várias seções, uma tese ou dissertação, por exemplo, é a aparência que ele terá ao ser apresentado. Claro, aqui estamos considerando as questões relativas à formatação, então assumimos que o texto está excelente quanto ao conteúdo e que foi revisado por profissional. De um modo geral, isso pode se aplicar a um artigo curto, duas páginas, mas quando é um texto longo, pesado, com várias seções ou imagens, realmente é necessária a intervenção de um profissional que trabalhe com todo aquele conteúdo com conhecimento de causa.

Vejamos o que faz o profissional, que o autor normalmente não tem nem ideia do que seria necessário – ou, quando tem, não de tudo que é possível.

Diferenciais da formatação profissional 

Primeiramente, o autor precisa ter a noção de que aquele texto, continuemos com o exemplo da tese (que vale para um relatório, um projeto, um memorial ou qualquer outro documento de dezenas ou centenas de páginas), todo o trabalho precisará ser preparado para sua finalidade primária, no caso da tese o depósito e a defesa.

Depois, outros usos e necessidades surgirão: impressão em diferentes formatos, extração de artigos, transformação em livro, adaptação de algum capítulo para finalidade distinta. Em todos esses casos, se o texto estiver corretamente formatado, aplicados os campos lógicos a cada segmento, essa interferência sobre o texto será facilitada em muito.

Em seguida, considere-se a necessidade de haver hiperlinques no texto: o sumário, as listas de figuras, quadros e tabelas, bem como os índices onomásticos, toponímicos, e de autoridades (estes últimos raríssimamente são inseridos nos trabalhos porque os autores nem sabem da possibilidade de que eles existam) só podem ser feitos se os campos lógicos estiverem todos definidos. A tarefa de manter um índice atualizado, com os números de páginas corretos, sem que eles estejam hiperlincados beira o impossível – sem falar na facilidade de navegação pelo texto quando o leitor estiver acessando por qualquer outra mídia que não a impressa. A hiperlincagem alcança ainda as referências cruzadas internas do trabalho, por exemplo: “vide Capítulo X, à página y”, ou “segundo a Figura Tal, à pág. W. A referência (X, Tal), assim como o número da página, uma vez lincados, serão atualizados automaticamente, e tudo estará bem ordenado mesmo que se insira ou se retire um capítulo inteiro pelo meio do trabalho ou se inverta a ordem de um grande segmento do texto.

Ainda mais, quando se trata de imagens, muitas vezes o autor as usa “pesadas demais” (arquivos enormes!), ou sem resolução suficiente. Tornando o arquivo final do trabalho gigantesco e pouco prático, ou resultando em impressão de má qualidade. Outras vezes as imagens não estão bem situadas quanto ao texto. Há ainda a questão das legendas – que devem ser formatadas logica e fisicamente, hiperlincadas, e situadas adequadamente, além de serem agrupadas à respectiva imagem para não fugir dela.

É bastante coisa, muito disso não é tão fácil de ser aprendido, à última hora, quando os prazos de entreva do trabalho estiverem se esvaindo. Melhor recorrer a um profissional que tenha prática. 

Muita coisa diferente é chamada de formatação, como já vimos. Vamos tratar um pouco sobre o que a ABNT chama de formatação e como ela trata desse assunto. Primeiro, as complexas e mutantes normas da ABNT são muito imperfeitas, omissas, e interpretadas de muitas formas diferentes; então, bem mais que ser um ponto de uniformidade como se pretendem, elas são meramente um complicador para quem está fazendo trabalho acadêmico.

Formatação segundo a ABNT

Por isso mesmo, a maioria das universidades cria um próprio manual interpretando ou adaptando as normas da ABNT, ou mesmo muitos cursos, departamentos e institutos têm as próprias regras. Ainda assim, as regras particulares estão sujeitas à interpretação do orientador de cada trabalho, então, na prática, a regra de formatação que vale é a regra do orientador! Por mais que o orientador jure que adota a regra da ABNT, importante é entender o que ele quer, o que ele lê (ou leu há muitos anos) naquela regra e como ele deseja que seja o trabalho. A única maneira de saber isso é fazendo a formatação, segundo o autor (ou o formatador profissional) interpreta as tais regras, e dando ao orientador para que ele determine o que deve ser, segundo ele pensa. Portanto, recomenda-se aos autores que se preocupem mais com o conteúdo de seus trabalhos que com as regras, pois o cumprimento delas se torna, quase sempre, se torna um jogo de adivinhação entre o que diz uma norma ruim e como a interpreta o juiz do caso: o orientador e a banca.

Outra questão a ser colocada é a existência de muitas normas da ABNT. Não existe uma norma que trate de tudo, nem uma norma que perdure no tempo. Aquela instituição edita normas para cada item, normas conflitantes entre si, e normas que mudam (e os orientadores não se atualizam sempre!). Então, há sempre problemas.

Vejam algumas das tais normas:

• Apresentação de artigos em publicações científicas. NBR 6022:2002.
• Informação e Documentação – Citações em documentos – Apresentação. NBR 10520:2002 – Para organizar as citações dentro da monografia.
• Informação e Documentação – Referências – Elaboração. NBR 6023:2002 – Para organizar a informação das referências bibliográficas.
• Informação e Documentação – Trabalhos acadêmicos – Apresentação. NBR 14724:2005 – Sobre a estrutura de monografias e TCCs.
• Normas para datar. NBR 5892:1989.
• Numeração progressiva das seções de um documento. NBR 6024:2002 – Sobre a numeração de tópicos da monografia.
• Resumos. NBR 6028:2003 – Como fazer resumos.
• Sumários. NBR 6027:2002 – Formatação dos sumários.

Com certeza, há outras além dessas, formando um emaranhado de contradições. Ao fim e ao cabo, os orientadores se preocuparão com a composição final (aspecto visual do trabalho) com a coerência dos critérios e com a adesão aos costumes daquele curso ou instituição.

Qualquer texto em processo de formatação passa por diversas fases. Aqui estarei apresentando as fases normais do processo de formatação tendo como base o trabalho acadêmico que é nosso foco de trabalho. A formatação de uma tese, uma dissertação ou de qualquer trabalho longo seguem a mesma rotina, sempre compreendendo a formatação lógica e a formatação física.

Fases da formatação de um trabalho acadêmico

As formatações lógica e física não são as fases a que nos referimos; existem a formatação primaria, secundária, terciária, etc. que vão ajustando e corrigindo as imperfeições e diferentes aspectos do texto. Mesmo o texto, ao ser revisado, passa pelo menos pela formatação primária. As outras fases são específicas do trabalho de formatação em si.

Basicamente, a formatação primária compreende eliminação de:

• Macros e comandos fantasma no arquivo original.
• Duplos parágrafos.
• Múltiplos espaços entre as palavras. 
• Espaços antes ou depois de marcas de parágrafo. 
• Espaços antes de sinais de pontuação [. , ; : ! ? “]. 
• Espaços depois e antes de sinais de parênteses ( Exemplo ). 
• Hífen [ - ] entre as palavras. 
• Três pontos ao invés de reticências […].

A formatação secundária não se limita a isso, mas compreende adequar: 

• Configuração de página e margens, cabeçalhos e rodapés. 
• Fontes, parágrafos, títulos, listas. 
• Palavras destacadas EM CAIXA-ALTA, negrito, grifados. 
• Nome de AUTOR em caixa-alta. 
• Expressões estrangeiras no texto, em itálico. 
• Notas de rodapé. 
• Citações longas.

A formatação terciária não se limita a isso, mas inclui: 

• Adequação de figuras, foros, imagens, gráficos e tabelas. 
• Legendas, sumários, índices, listas de siglas. 
• Anexos, apêndices, capa e elementos pré-textuais.

Há ainda outras fases e outros elementos em cada fase desta, mas aí começam os casos específicos e a atenção ao gosto e necessidade do cliente em relação àquele trabalho.